OFFICE MANAGER

Als Office Manager bij Defenture is geen dag hetzelfde en hoef je je nooit te vervelen! Je bent het eerste aanspreekpunt wat betreft alle vragen rondom Office Management en je zorgt ervoor dat het kantoor een georganiseerde, fijne en gezellige werkplek is voor iedereen. 

Je ontvangt gasten en kandidaten, assisteert diverse afdelingen bij adminstratieve taken en speel je een support rol bij HR gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld het onboarden van nieuwe collega’s en het organiseren van trainingen. 

Daarnaast bedenk- en organiseer je samen met onze marketing collega events en uitjes. Zo maak jij het verschil!

Er is veel vrijheid en ruimte voor eigen initiatief in deze functie. We zijn op zoek naar iemand die zelfstandig te werk gaat en het leuk vindt om anderen te helpen en nieuwe ideeën te bedenken. We zijn een scale-up, er is genoeg te doen. Dus zie je kansen liggen om mooie ervaringen op te doen en het team te helpen? Pak ze gerust!

Je taken en verantwoordelijkheden:

• Ontvangen van bezoekers en inkomende telefoon.
• Regelen en distribueren van inkomende post.
• Het onderhouden van contacten met dienstverlenende/faciliterende leveranciers (schoonmaak, beveiliging, etc.).
• Voorraadbeheer van kantoormiddelen (in samenwerking/overleg Inkoop team).
• Beheren lopende leverancierscontracten (rondom gebouwbeheer) en bewaken gekoppelde termijnen (in samenwerking/overleg Inkoop team)

• De organisatie van beurzen en events en bijeenskomsten in en ex-tern.
• Het inboeken van facturen, crediteurenadministratie, orderbevestigingen.
• Opleidingen en trainingen, het on- en off boardingsproces, jubilea en persoonlijke gebeurtenissen van onze werknemers.
• Zakelijk reizen (boeken van tickets, accommodaties, visa etc).